La legislación vigente establece, en base al principio de transparencia que ha de inspirar la contabilidad mercantil, la obligación de los empresarios de formular sus cuentas anuales a fin de poder obtener una imagen fiel de su patrimonio y de la situación de la empresa.
La información contenida en las cuentas anuales va dirigida a todas aquellas personas que por cualquier motivo tengan relación con la empresa que las deposite y por tanto tengan interés en conocer la situación y marcha de la misma.
PLAZOS como consecuencia del COVID-19
Tomando como base la Resolución de Consulta sobre interpretación del Artículo 40.3 y 40.5 Del Real Decreto -Ley 8/2020, de 17 de Marzo en relación AL PLAZO DE FORMULACIÓN DE CUENTAS ANUALES DE SOCIEDADES DE CAPITAL Y DE DEPÓSITO EN SOCIEDADES NO COTIZADAS, de la DIRECCIÓN GENERAL DE SEGURIDAD JURÍDICA Y FE PUBLICA se establecen los plazos de la forma siguiente, para las sociedades que cierren el ejercicio el día 31 de diciembre de cada año:
Formulación de cuentas: el plazo se inicia el día 1 de junio de 2020, siendo el día final el día 31 de agosto de 2020;
Aprobación de cuentas: el plazo máximo para la aprobación de cuentas será el 31 de octubre.
Depósito de cuentas aprobadas: dentro del mes siguiente a su aprobación. En los casos en que se celebre la junta aprobatoria el 31 de octubre el plazo máximo será el 30 de noviembre.
Se recuerda que:
El plazo para la presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil termina un mes después de la fecha de la Junta de aprobación de cuentas, y que el plazo máximo para aprobar las cuentas anuales en Junta es de seis meses desde la fecha de cierre del ejercicio. Ejemplo: Si la sociedad cierra su ejercicio el 31 de diciembre de cada año, el 30 o antes de junio debe celebrar la junta y si la celebra el 30 de junio, el plazo máximo de presentación en el Registro Mercantil sería el 30 de julio.
Las fecha de expedición que se indique en la certificación, debe guardar coherencia con la fecha de la Junta.
Se recuerda que las cuentas anuales deben ser firmadas por todos los miembros del órgano el administración.
La instancia de presentación debe constar firmada por el presentante.
Los datos que se declaren en los modelos normalizados, deben estar consignados en sus casillas correspondientes para no ser calificados defectuosos.
Se insta por parte de los Registros a que los usuarios utilicen los medios telemáticos, evitándose colas y esperas innecesarias.
Se deben revisar todos los documentos que se aporten antes de su presentación, puesto que la experiencia demuestra que la inmensa mayoría de defectos formales que impiden el depósito de las mismas podrían evitarse con dicha revisión.
Los modelos se encuentran a su disposición en formato PDF en las siguientes páginas web: Ministerio de Justicia, Colegio de Registradores, Consejo General del Notariado, Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas y Banco de España.
Las cuentas anuales se pueden presentar de forma telemática o digital utilizando el programa D2 que se puede obtener de forma gratuita desde Internet según se indica en la información para la presentación telemática abajo indicada.
Para los depositos de cuentas presentados de forma digital se debe presentar:
- La instancia de presentación de las cuentas (es válida la que genera el propio programa, si viene por triplicado).
- El CD o DVD que contenga el archivo ZIP generado por el programa.
- La firma digital del depósito de cuentas generado por el programa firmado por todos los miembros del órgano de administración vigente.
- La certificación de aprobación de las cuentas anuales en Junta, que debe contener la huella digital del archivo ZIP que generan las cuentas anuales como forma de identificar las cuentas anuales aprobadas.
Si las cuentas son enviadas de forma telemática deberán incluir la firma digital del depósito de cuentas enviado, firmado por todos los miembros del órgano de administración vigente y la certificación de aprobación de las cuentas anuales en Junta, que debe contener la huella digital del archivo ZIP que generan las cuentas anuales como forma de identificar las cuentas anuales aprobadas. Ya no sería necesario aportar nada en el Registro y el depósito quedaría completo para su calificación.
Si no se incluyen en el envío deben presentarse en el registro (puede ser por correo ordinario), y en el plazo máximo de 15 días junto con el acuse de recibo de la presentación telemática.
Para cualquier consulta relativa al programa D2 o a la presentación telemática , llame a los números 902 201 200 / 91 270 17 96 / 91 270 17 97
Desglose de Honorarios del Depósito de las Cuentas Anuales (para el caso de que se presenten el mínimo de documentos obligatorios (vigentes a 09/07/2019)
Presentación telemática completa (incluyendo la certificación de la Junta), o en papel o digital:
| Honorarios | Retención 15% | I.V.A. 21% | TOTAL € | |
| SIN AUDITORIA | 41,06 | 8,62 | 6,16 | 43,52 € |
| Honorarios | Retención 15% | I.V.A. 21% | TOTAL € | |
| CON AUDITORIA | 48,98 | 10,29 | 7,35 | 51,92 € |
Presentación telemática con aportación de documentación:
| Honorarios | Retención 15% | I.V.A. 21% | TOTAL € | |
| SIN AUDITORIA | 44,06 | 6,16 | 9,25 | 47,15 € |
| Honorarios | Retención 15% | I.V.A. 21% | TOTAL € | |
| CON AUDITORIA | 51,98 | 7,78 | 10,92 | 55,12 € |
En caso de presentación telemática el cobro de los honorarios se pasará a la cuenta asociada al usuario abonado. En caso de presentación presencial el cobro de los honorarios se realizará en efectivo, con cheque conformado o bancario, o con tarjeta en las mismas dependencias del Registro.
Registro Mercantil de Pontevedra 
[…] Cuentas Anuales […]